Notulen d.d. 29 juni 2011

Verslag
van de algemene ledenvergadering van de belangenvereniging Westerstijfselmakerspad
d.d. 29 juni 2011, in café Borrelz
in vet/cursief de to do punten

♦ Aanwezig
Sander en Renske (22-B), Anne en Haidy (25-B), Petra en Leo (23-B), Dirk en Truus (19-B), Nezjma en Arthur (23), Jos (22), Inge en Paco (17-B), Ingrid en Rinus (13), Joost en Aicha (11), Dirk (10), Lambert en Milly (8), Jan en Alie (6), Lenie (4), John (2), Ed (Padpoort) en Romy (5-B, wat later)

♦ Opening
Omdat om 20.10 de voorzitter, Rob v.d. Pol (20-B), nog niet aanwezig is, treedt Jan spontaan op als voorzitter en opent de vergadering. Haidy maakt het verslag.
In afwachting van de komst van Rob doen we een voorstelrondje, waarbij iedereen ook aan kan geven of hij/zij kandidaat is voor een bestuursfunctie en waarom. Dit levert de volgende kandidaten op: Voorzitter: Arthur; Penningmeester: Jos; Secretaris: Sander; Activiteitencommissie: Renske en Inge.
Verder zeggen m.n. Jan en Haidy dat zij best wel e.e.a. willen doen, als dat zo uitkomt. De nieuwe padbewoners kijken nog even de kat uit de boom, worden in de toekomst wellicht actief. Met name Paco wil graag meedenken over eventuele wijzigingen in statuten e.d., indien nodig.

♦ 1. Kiezen van een nieuw bestuur
Omdat Rob nog niet gearriveerd is, wordt hij gebeld. Hij laat weten niet te zullen komen, en geeft te kennen dat hij wel in het bestuur zou willen zitten. Na discussie wordt besloten om (per huisnummer) blind te stemmen voor de voorzittersfunctie, met een keuze tussen Rob en Arthur. Haidy & Anne hebben een machtiging om voor Stella & Leo te stemmen. Verder is niemand door afwezige buren gemachtigd. Rob & Marja hebben geen van de aanwezigen gemachtigd. Na telling van de stemmen blijkt Arthur de meeste stemmen (75%) te hebben gekregen.

Het interim bestuur stelt voor om voor de functies penningmeester en secretaris nogmaals blind te stemmen voor Rob/Jos en Rob/Sander, maar de vergadering wijst dit af: bij acclamatie worden Jos en Sander hiervoor gekozen. Als hij dat wil, kan Rob algemeen bestuurslid worden. In reactie op een vraag wordt gezegd dat de samenstelling van het bestuur wellicht jaarlijks kan worden gewijzigd, na kandidaatstelling en (blinde) stemming in een ledenvergadering; het nieuwe bestuur zal de statuten hierop nakijken.

Samenstelling bestuur:
Voorzitter: Arthur
Penningmeester: Jos
Secretaris: Sander
Activiteitencommissie: Renske en Inge (met veel ad hoc hulp)

Het bestuur zal om te beginnen een aantal administratieve zaken regelen:
- wijziging van bestuur doorgeven aan KvK in samenwerking met de personen, zoals deze bij de KvK gemeld staan
- overdragen van tekenbevoegdheid voor de rekening
- het verkrijgen van oude verslagen
- het verkrijgen van de financiële jaarverslagen
- het verkrijgen van de statuten inclusief de doelstellingen; deze zullen openbaar gemaakt worden
- een communicatiekanaal (Arthur opent een Facebook-pagina voor de vereniging)

Het nieuwe bestuur zal hiervoor met Rob om de tafel gaan zitten. Op 30 juli laat het bestuur weten hoe de stand van zaken is.

♦ 2. Contributie
Omdat er nog geen financieel verslag is, onbekend is hoeveel geld er wellicht in de vereniging beschikbaar is en er nog geen inzicht in activiteiten en (mogelijke) uitgaven bestaat, zal het bestuur een contributievoorstel doen, wanneer hier meer duidelijkheid over is.

♦ 3. Financieel verslag
Is niet aanwezig. De vergadering vindt het belangrijk dat dit er wel komt, in ieder geval over de laatste 10 jaar. Jos en Jan zullen hierover contact opnemen met Rob.

♦ 4. Kascommissie
Anne en Jan stellen zich beschikbaar voor de kascommissie. De vergadering gaat akkoord.

♦ 5. Ideeën voor activiteiten
Barbecue:
Renske vertelt dat de meeste mensen op 30 juli kunnen en willen. Ze zal ook Lars & Laura en Merel & Johan uitnodigen. Ed vertelt dat Lars/Laura zelf een feest geven op 30 juli. Hij blijkt de enige te zijn die hiervoor een uitnodiging heeft ontvangen. De pad-bbq (op het grasveld achter) wordt vastgesteld op 30 juli. Renske vraagt iedereen om ideeën voor de bbq bij haar te melden. Zij zal deze activiteit organiseren, met uiteraard hulp van anderen.

Andere ideeën voor activiteiten:
1. Onderhoud van het pad (pekel)
2. Baggeren; er is een stichting in oprichting voor het beheer van het Oostzanerveld; hier zal contact mee opgenomen worden (actiepunt voor Nezjma en Arthur)
3. Bestemmingsplan (m.n. voor Oostzanerveld) moet duidelijk zijn en in de gaten gehouden worden (actiepunt voor Dirk Voet?)

Arthur zal allerlei actiepunten formuleren; deze zullen hun plek krijgen op Internet (Facebook), waar dit verslag, de statuten, financieel verslag, bestemmingsplan e.d. te vinden zullen zijn. Binnenkort krijgt iedereen het internetadres. Natuurlijk wordt iedereen die niet zo thuis is op Internet op een andere manier op de hoogte gehouden.

♦ Rondvraag
- Haidy bedankt John voor de gastvrijheid
- Joost vraagt zich af hoe voorkomen wordt dat de vereniging weer slapend wordt; de vergadering zegt goede moed te hebben dat de vereniging vanaf nu actiever wordt.
- Sander stelt voor nu al een datum voor de volgende (jaarlijkse) vergadering te prikken (6 juni 2012)
- Arthur wil de mailadressen van alle bewoners, incl. de kinderen, op een rij hebben; de lijst gaat daarop rond voor aanvullingen. Hij zal info bij de afwezige buren opvragen.
- Paco benadrukt het belang van de aanwezigheid en openbaarheid van doelstellingen; hij zou in de toekomst wellicht actief willen worden, maar wil eerst weten wat in de statuten staat; het bestuur gaat erachter aan; evt. kunnen de doelstellingen/statuten worden bijgesteld.
e-mailadres: westerstijfselmakerspad@gmail.com

♦ Voor in de agenda:
1. Pad-BBQ: zaterdag 30 juli 2011 (nadere info volgt)
2. Volgende Algemene Ledenvergadering: woensdag 6 juni 2012, 20.00 uur